Совершенствование архивного хранения документов на примере отдела по делам архивов администрации города Магнитогорска

     Помещения архива оборудуются охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет  доступ извне, устанавливаются распашные  металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром.

     Существуют  требования к электро- и противопожарному оборудованию. В помещениях хранилищ архива прокладывается скрытая электропроводка; допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ.

     В целях противопожарной защиты все  электрооборудование обеспечивается заземлением. По пожарной опасности помещения архивов относятся к категории «В». Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.

       Основным противопожарным оборудованием  архивов являются углекислотные  огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение.

     Помещение архива оборудуется противопожарным  водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются  на лестничных площадках. Каждый пожарный кран должен иметь прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки хранилища. Хранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы пожарной сигнализацией.

     В архиве на видном месте вывешиваются: инструкции о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации документов и имущества на случай пожара. В пожарный расчет включаются все сотрудники архива, с которыми периодически, но не реже одного раза в квартал, проводятся занятия по мерам пожарной безопасности и практическим действиям во время пожара. При возникновении пожара все сотрудники принимают участие в его ликвидации, выполняя ранее распределенные обязанности ³.

     В хранилищах запрещается курение, применение электронагревательных приборов, хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.

     Требования  к стеллажному оборудованию. Процесс хранения документов является важным технологическим процессом в работе хранилищ. Выбор типа и количества средств хранения зависит от особенностей документов, принятой системы хранения, строительных характеристик здания. На практике применяют четыре основные системы хранения документов: вертикальная библиотечная, горизонтальная, вертикальная подвесная и вертикальная каталожная. В настоящее время разрабатываются также системы автоматического хранения документов.

     Вертикальная  библиотечная система предназначена  для хранения папок (325*230*60 мм) и коробок (350*245*180 мм) для стандартных дел. Ее применяют для постоянного (в  архивах) и для оперативного текущего хранения делопроизводственных документов в коробках и папках в один ряд на стеллажной полке ³.

     Горизонтальную  систему, предназначенную для документов в коробках (180*350*245), которые размещают  в один или два ряда на стеллажах, применяют, в основном, для постоянного хранения документов ³.

     В вертикальной подвесной системе  используют шкафы с выдвижными ящиками  для подвесного хранения документов. Их применяют для оперативного текущего хранения документов. Вертикальная каталожная система - это шкафы с выдвижными ящиками для хранения переплетенных дел, скоросшивателей, специальных папок для не скрепленных документов, карточек. Система предназначена для оперативного текущего хранения документов.

     Для хранения документов применяют стеллажи, шкафы, коробки, папки, а также сейфы, контейнеры. Одной из важнейших деталей оборудования хранилищ являются стеллажи. Для нормального функционирования хранилищ и обеспечения надлежащей сохранности документов прочность конструкций стеллажей и удобство пользования ими имеют существенное значение. Уже в процессе проектирования нового здания хранилища необходимо предусматривать, какой тип стеллажей будет в нем установлен. Гибкость планировки и помещений хранилища должна также позволять в будущем без особых сложностей заменить устаревшие конструкции на более современные и рациональные. Хранилища документов в большинстве случаев оснащены, как правило, стальными стеллажами. Деревянные стеллажи сохраняются лишь в административных помещениях и читальных залах только по соображениям эстетики.

     В большинстве случаев при строительстве  архивных зданий высоту потолков в  хранилищах обычно планируют не более 2,3м. Соответственно и высота стеллажных установок не должна превышать эти  размеры. Низкие потолки позволяют  сотрудникам архива свободно пользоваться документами, лежащими на верхних стеллажах, без стремянок и лестниц. Во многих архивах ширина проходов варьируется от 0,76м до 1,22м, ширина одностороннего стеллажа равна обычно 40см, а двустороннего  - 75см. Расстояние между стеной и стеллажом, параллельным ей должно быть 75см, расстояние между стеной и торцом стеллажа равно 45см, расстояние от пола до нижней полки не менее 15см, в цокольных этажах не менее 30см. Стеллажи должны быть установлены параллельно стенам с окнами. Если высота хранилища более 4м, то стеллажи размещаются в 2 яруса ³.

     Широко  применяют неподвижные (стационарные) стеллажи, не связанные по своей  конструкции с архитектурной  структурой здания. Иногда арматуру самих  металлических стеллажных конструкций используют в качестве арматуры архивных зданий. В этом случае бетонные плиты навешивают непосредственно на металлические столбы, которые одновременно служат вертикальными стойками для стеллажей. Преимущество стеллажей стационарного типа в том, что они прочные, твердые, особенно пригодны для хранилищ типа башни. В свою очередь, самонесущие стеллажные конструкции очень экономичны в производстве.

     Также для хранения документов очень удобно использовать компактные стеллажи. Они  позволяют оптимально решить проблему размещения на предельно малой площади наибольшего количества документов. Удобство пользования компактными стеллажами обусловлено тем, что они имеют большую вместимость, отлично защищают документы от несанкционированного  доступа. Но и эти стеллажи имеют ряд недостатков: они требуют хранения только абсолютно здоровых документов, так как в условиях компактного хранения из-за отсутствия притока свежего воздуха биологическое поражение документов происходит быстрее. Плотность размещения документов делает эту систему тяжелой и требует значительного укрепления перекрытий в хранилищах. Компактные стеллажи являются подвижными. Принцип их действия - одна часть стеллажной секции или пролетов могут приближаться друг к другу. Перемещаются стеллажи с помощью различных систем продольного и бокового перемещения и систем вращения на крюках. В системе продольного размещения подвижными являются секции. Передвижение осуществляется с помощью рельс, уложенных на полу. В системе стеллажей с боковым перемещением передвигаются не все стеллажи, а их секции, причем не параллельно центральному проходу, а перпендикулярно ему.

     Для хранения наиболее ценных и секретных  документов, а также специальных  видов документов (карты, планы, чертежи, рукописи и т.д.) применяются стальные шкафы. Могут быть использованы также сейфы и контейнеры. Наряду со всеми перечисленными, разрабатываются также и автоматизированные системы хранения документов. Внедрение автоматизированных систем позволяет максимально полезно использовать площади и объем помещения, способствует уменьшению трудоемкости поискам выдачи документов, ограничивать доступ к хранимым документам.

     Также следует учитывать требования к  упаковке документов. Роль упаковки во время хранения заключается в  защите документов от влияния внешних  факторов (солнечных лучей, пыли, влаги, микроорганизмов) и механических повреждений. Для обеспечения длительной сохранности документов в процессе хранения упаковка должна отвечать следующим основным требованиям: газо- и влагонепроницаемости; механической прочности; стабильности геометрических размеров; стойкости к солнечному свету; огнестойкости; химической инертности по отношению к материалу, на котором создан документ; низкой скорости старения¹⁴.

     Для изготовления упаковок документов применяют  пять основных типов материалов: металлы, картон, ударопрочные пластмассы, полиэтилен и комбинированные материалы. Различают  следующие виды упаковок: коробки, папки, футляры, контейнеры, пакеты. Документы на бумажной основе, как правило, хранятся в картонных коробках и папках. Картонные коробки являются наиболее дешевыми и распространенным видом упаковок документов во всех архивах. Однако при длительном хранении картонные коробки образуют пыль, которая, попадая на документы, может вызвать необратимые дефекты в виде царапин, потертостей и т.д. Кроме того, при длительном хранении из картона выделяется перекись водорода, которая убыстряет процесс старения документов.

     Кинодокументы упаковывают в стандартные металлические (жестяные) коробки, которые располагают  в горизонтальном положении стопками по 5-6 штук. В металлических коробках хранятся и микрофильмы. Металлические  противокоррозийные коробки или ящики для рулонов кинолент и микрофильмов являются основным средством хранения в киноархивах и в специализированных хранилищах государственных архивов. Металлические коробки и контейнеры имеют высокую механическую прочность. При хранении в них магнитных лент они являются также своеобразным экраном, защищающим фонодокументы от воздействия магнитных полей. Наиболее оптимальным материалом для изготовления металлических коробок является сплав, состоящий из 20% железа и 80% никеля. Применение комбинированных материалов позволяет изготовить прочные водонепроницаемые упаковки (четырехслойные коробки из полиэтилена, картона, станиоли и металла).

     В настоящее время разработаны  новые типы коробок для упаковки и хранения документов из ударопрочных пластмасс. Пластмассовые коробки пыленепроницаемы, не подвержены влиянию влаги, удобны для серийного производства. Для большей герметизации упаковки коробки могут быть снабжены мягкими резиновыми или пластмассовым уплотнителем между крышкой и основанием¹⁰. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.2. Нормативно-правовая база хранения документов в архиве

     Порядок архивного хранения документов в  организации регламентируется:

     - Закон об архивном деле в  Российской Федерации; 

     - Закон Челябинской области «Об  архивном деле в Челябинской  области»;

     - Положение об организации архивного  дела на территории города  Магнитогорска; 

     - Основные правила работы архивов  организаций;

     - Методические рекомендации по  разработке инструкций;

     - Перечень типовых управленческих  документов;

     - Перечень НТД 2007.

     Правила делопроизводства в данной курсовой работе были рассмотрены только основные нормативно-правовые акты регулирующие деятельность архивного отдела администрации города Магнитогорска:

     Федеральный закон

     «Об архивном деле в Российской Федерации»

       Статья 1 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» говорит, что закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Данное положение говорит о том, что закон распространяется на все организации, независимо от их организационно-правовой формы и на частных лиц - собственников архивных документов.

       Закон определяет ряд ключевых  архивных понятий: 

      - архив; 

      - архивный фонд;

      - архивный документ;

      - документы Архивного фонда Российской  Федерации; 

      - особо ценный документ;

      - уникальный документ;

      - документ по личному составу; 

      - документ постоянного, длительного  и временного срока хранения  и другие архивные термины  и понятия. 

       Закон разъясняет, что в Российской  Федерации проводится единая  государственная политика в области  архивного дела (ст. 4, п. 1).

       Закон разграничивает полномочия  в области архивного дела между  Российской Федерацией, субъектами  Российской Федерации и муниципальными  образованиями и устанавливает  следующие виды собственности  архивных документов: