Анализ содержания труда и структуры затрат рабочего времени студента

    Сам процесс планирования заключаются  в том, что формулируются результаты и устанавливаются сроки, которые  отводятся для их достижения. Результаты должны соответствовать целям. При этом желательно соблюдать некоторые правила планирования.

    1.Следует  осуществлять планирование в  письменном виде. Чтобы план был  не просто перечнем дел, которые  необходимо выполнить за день, стоит его делать еще и мотивирующим  инструментом - ориентировать его на результат. Например, писать в списке не «сделать то-то», а «то-то сделано», чтобы по окончанию дела можно было поставить рядом с это записью жирную галочку. Это одно из сильных мотивирующих средств.

    2.Следует  учитывать результаты предшествовавшего анализа использования рабочего времени. В процессе данного анализа выявляются ошибки, присущие данному руководителю в планировании своего рабочего времени и способы нейтрализации последствий этих ошибок.

    3.Не  следует планировать полностью  весь свой рабочий день. Считается, что следует планировать не более 60% своего времени, а 40% оставить незапланированным: 20% непредвиденное время и 20% спонтанное время.

    4.Следует  устанавливать четкие временные  нормы на выполнение дел и  решение проблем, которые не  допускали бы доделывание и завершение дел, начатых ранее, в незапланированное время. Если эти дела и вопросы должны были быть решенными в запланированное время. Практика показывает, что на любое дело тратится ровно столько времени, сколько его есть в распоряжении, поэтому следует устанавливать четкие временные рамки, которые бы позволяли выполнить необходимое, и при этом не превышали необходимое для выполнения время.

    5.Для  решения вопроса о передаче  полномочий и задач следует  разделить дела по степени  их срочности и важности. При этом наиболее срочные и важные указания следует выполнять руководителю немедленно. Такие категории дел, как «неважные, но срочные» и «неважные и несрочные» ледует передавать для решения подчиненным. Несрочные дела следует проранжировать по времени, необходимому для каждого из них и при появлении свободного времени можно заняться сокращением этого списка - для этого желательно всегда иметь его под рукой.

    6.Следует  регулярно пересматривать планы,  так как в виду постоянного  изменения окружающей среды может оказаться так, что некоторые планы руководства организации и менеджера уже не будут соответствовать целям организации и соответственно будут нуждаться в корректировке.

    7.Планы  должны быть реалистичными и  согласованными, причем согласованными не только друг с другом, но и с планами коллег, подчиненных, более высокого уровня руководства.

    Данная  проблема имеет большое практическое значение, как для руководителей, так и для любого человека.

    Когда мало внимания уделяется изучению и  применению научных принципов организации труда, их заменяют эмпирически найденные, в которых удачные приемы соседствуют с неэффективными методами. Устаревшие методы работы и нерациональный индивидуальный рабочий стиль превращают трудовой коллектив в наиболее слабое звено системы управления.

    Однако  следует помнить о том, что  труд руководителя не только объективно обусловлен, но и носит инициативный, творческий характер. В этой связи  можно говорить о том, что принципы и правила НОТ требуют творческого  осмысления для определения степени их применимости с учетом складывающейся производственной ситуации. В данном случае принципы и правила служат лишь исходным пунктом для работы руководителя над совершенствованием индивидуального рабочего стиля, навыков и методов организации своего труда.

    В настоящий период 40 - 60% рабочего времени  руководителей затрачивается на выполнение таких видов деятельности, которые могли бы выполняться  специалистами более низкой квалификации. Много времени теряется на поиск  необходимой информации, данных и документов. Это свидетельствует о необходимости автоматизации рутинных операций, более широкого применения в практике управленческой деятельности средств вычислительной и организационной техники. Комплексная автоматизация управленческого труда должна проводиться на базе внедрения современных информационных технологий, что обеспечит увеличение степени автоматизации всех информационных процессов в организации. 

    4.Аналитическая часть

    4.1.Сбор практического материала. Инвентаризация затрат рабочего времени

    Эффективная загрузка рабочего времени означает соответствие структуры затрат этого  времени целям и задачам, стоящим  перед ним. Только при таком соответствии можно говорить о рациональном или  нерациональном использовании рабочего времени.

    Отличительной особенностью времени как ресурса является то, что его нельзя запасти впрок, и то, что оно расходуется помимо нашего желания. Личность может только управлять тем, на что оно расходуется. Поэтому, мы либо пытаемся управлять направлением наших временных затрат, либо пытаемся все выполнить одновременно и теряем намного больше времени.

    Отечественные и зарубежные исследования показывают, что основной причиной дефицита времени  личности является неумение выделить главное, на что необходимо его тратить  в данный момент, и нежелание или неумение его планировать. Каждому из нас необходимо видеть общую картину и структуру своих дел и чувствовать, что ситуация находится под контролем. Данное положение помогает избавиться от постоянной спешки, избежать стрессовых состояний.

    Данный  курсовой проект выполняется по варианту № 2, который предполагает изучение содержания труда и проведение анализа  структуры затрат рабочего времени  студента в период обучения в институте  и выполнения должностных обязанностей на рабочем месте, определение соответствия существующей структуры затрат рабочего времени целям и задачам, которые студент (в данном случае – автор курсового проекта) ставит перед собой.

    В этой связи  была сформулирована и  конкретизировала цель деятельности на ближайшие 2–3 года, используя метод "дерева целей".

    Данный  метод служит основным инструментом для выявления взаимосвязи и  отношений между целями, увязки целей  высшего уровня с конкретными  средствами их достижения на низшем уровне. Структура дерева целей является, в первом приближении, моделью системы, указывая на взаимосвязь и взаимоподчиненность ее звеньев.

    Дерево  целей представляет собой связанный  граф без циклов, вершины которого интерпретируются как цели, а ветви (ребра) – как связь между ними.

    Сформулированная  общая цель представляет собой “ствол” дерева, а подцели (задачи), вытекающие из общей цели, представляют собой ветви – подцели II, III и т.д. уровней.

    Подцели II уровня являются ключевыми областями, на которых необходимо сосредоточиться, чтобы достичь поставленной главной цели.

    Подцели III уровня представляют собой задачи, которые необходимо решить в каждой из ключевых областей, конкретные результаты, которых студент хочет добиться.

    Подцелями IV уровня являются промежуточные этапы, которые нужно совершить для  реализации подцелей III уровня

    Составленное  дерево целей представлено ниже. (Рисунок 1)

    Для получения фактических данных был  применен метод самофотографии рабочего времени. Данный метод предполагает проведение учета и анализа затрат времени с целью выявления резервов для обеспечения более рациональной организации личного труда.

    В течение двух календарных недель без учета выходных дней фиксировались  затраты времени. Для этого была использована и заполнена карта самофотографии рабочего времени студента.

    Самофотография  рабочего времени студента проводилась в период с 09 00 по 23 00.При проведении самофотографии фиксировались все виды деятельности, используя, в форме результатов за пятнадцатиминутные отрезки временя. Была произведена немедленная регистрация.

    При заполнении карты самофотографии были записаны не только внешние помехи, но и те случаи, когда инициатором  нарушения хода запланированного процесса являлся сам студент.

    Следующим этапом работы над курсовым проектом является проведение сравнительного анализа плановых затрат времени студента с фактическим.

    Таблица 1

    Типовой классификатор затрат рабочего и личного  времени студента

    Таблица 2

    Карта самофотографии рабочего времени студента (1 неделя)