Организация обслуживания кофе-брейков для участников Саммита АТЭС-2012

 Кофе брейк - формат  обслуживания, который предусматривает  лёгкое меню и сервировку столов  без возможности рассаживания  гостей. Во время coffe break гостям  предлагается свежая выпечка,  бутерброды, а также безалкогольные  напитки, кофе, чай.

 Сoffee break предполагает умеренность, которая не помешает деловому настрою. От фуршета – кофе брейк отличается более легким ассортиментом закусок и строгими временными рамками. Поскольку кофейная пауза является сравнительно непродолжительным мероприятием, нет смысла делать меню обширным.

Среднестатистический набор  экономичного уровня состоит из кофе эспрессо, пакетированного чая, трех видов канапе (крошечные бутерброды на один укус), двух типов пирожков или  печенья, двух вариантов пирожных, сока и минеральной воды. Из горячих  закусок могут подаваться сендвичи и жульены.

Напитки – важная часть  меню кофе-брейка. Минимальный набор  – кофе и чай, поскольку всегда найдутся те, кто не употребляет  кофеин. По приблизительной статистике, около 70 процентов гостей в деловых  перерывах предпочитают кофе и около 30 – чай, хотя вкусы отдельных  групп могут расходиться в  зависимости от возраста, статуса, национальных традиций.

Кофе готовится американский, так как он предполагает большие  объемы. Растворимый напиток уже  не подается практически нигде, если организацией мероприятия заняты профессионалы.

Чай можно предложить пакетированный, он должен быть как минимум двух видов – черный и зеленый. Уместно  и незатратно разнообразить ассортимент  чая дорогими и интересными сортами.

Изысканный вариант кофе-брейка иногда включает в себя и другие напитки – какао, горячий шоколад. Рядом выставляют сахар( в профессиональном варианте – пакетированный, а не рафинад), тонко нарезанный лимон, молоко и сливки.

Обязательно наличие питьевой воды с газом и без, желательно – пакетированных соков.

Закуски и кондитерские изделия  на кофе – брейке не должны быть сложными. Изначально европейский характер формата  предполагает его деловой настрой, а значит умеренность. Традиционно  в кофейной паузе подают печенье, желательно хотя бы двух видов: более  сладкое, с начинкой, и пресное  – галеты, крекеры или хрустящие  хлебцы. Гармоничным дополнением  к кофе будут сырная тарелка и  орехи.

В России в меню кофе-брейка встречаются рыбные закуски, что  может удивить иностранцев: все-таки соленая и копченая рыба обладает специфическим запахом. Строгость  ассортимента не означает однообразия  и не отменяет обязанности позаботиться о вкусах гостей.

Отели, где регулярно проходят деловые мероприятия, предоставляют  большой выбор сет-меню для кофейных пауз. Например, в «Холидей Инн Сокольники»  помимо стандартного приветственного  набора Welcome предполагается: кофе с датской выпечкой, французский кофе – брейк с птифурами, американский – с сэндвичами, русский – с пирожками, а также кофе – брейк «Здоровье» с полезными и энергетически богатыми блюдами (сыром, орехами, сухофруктами, шоколадом), который обычно выбирают спортсмены. Кофе – брейк не предусматривает спиртных напитков.

Мероприятие, где к закускам подают различные виды алкоголя, автоматически  превращается в фуршет. Ценовая планка кофе – брейка, как правило, невысока – от 400 до 800 рублей в расчете  на одного гостя.

Кофейная пауза VIP – уровня ограничивается максимальным бюджетом в 1 тысячу рублей на персону, предполагая небольшой набор деликатесных закусок и подачу высококачественных сортов чая и кофе. В зависимости от статуса мероприятия кофе-брейк может быть сервирован совсем просто и элегантно. Но в любом случае деловая обстановка не допускает броских украшений и чрезмерно ярких цветов в оформлении основной линии и гостевых столиков.

Одна из разновидностей кофе-брейка — это бранч, или поздний завтрак. Этот вид приема предполагает более  расширенный ассортимент закусок, во время бранча сервируются и горячие закуски, разделенные на удобные мини-порции.

При составлении меню также  учитывается общая продолжительность  мероприятия. Если мероприятие длится не больше трех часов в первой половине дня, то в кофе-брейк мы рекомендуем  подавать кофе, минеральную воду, чай, соки, бутерброды, выпечку и сэндвичи. Если же мероприятие длится в течение  всего дня, то лучше утром сделать  кофе-брейк, а ближе к полудню  организовать ланч для всех участников встречи. Меню такого ланча обычно состоит  из холодной закуски, горячего блюда  и десерта. А потом во второй половине дня мы снова советуем устроить небольшой  кофе-брейк.

Кроме того, необходимо обратить внимание и на сезонность. Так, летом  следует увеличить количество напитков и свежих фруктов, а зимой –  предпочесть калорийные блюда. Отнеситесь внимательно и к этническому  составу участников, что позволит Вам избежать недоразумений во время  кофе-брейка.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Роль управляющего в организации кофе-брейков.

Структурное подразделение (службу, отдел) питания и напитков гостиницы возглавляет директор службы питания и напитков. Он подчиняется генеральному менеджеру и несет ответственность за эффективность работы следующих направлений: кухня/ буфеты/ банкеты; ресторан/ обслуживание в номерах/ мини-бары; комнаты отдыха/ бары/ уборка и мойка посуды;

Требования, предъявляемые к руководителю такого ранга, обычно включает не только его профессиональную подготовку, но и наличие особых свойств характера, знаний, умений и опыта, без которых обязанности руководителя такого подразделения просто невозможно.

Кухня находится в ведении  шеф-повара, который подчиняется  директору службы питания и напитков и отвечает за качество приготовляемой пищи и за эффективность деятельности кухни.

Шеф - повар должен стремиться к тому, чтобы не только удовлетворят, но и превзойти требования клиентов к качеству, количеству пищи и ее сервировке. Горячие блюда должны подаваться горячими, холодные закуски - холодными. Шеф - повар управляет кухней в соответствии с политикой компании и старается достичь запланированных финансовых результатов.

История человеческой цивилизации  была бы куда беднее, не будь у людей  традиции собираться по разным поводам, чтобы "преломить хлеб" в приятной компании. Сначала это называлось пиром, потом банкетом, но суть мероприятия  одна и та же - хозяин показывает свое уважение гостям, приглашая их, а они - свое уважение хозяину, принимая приглашение. Естественно, богатые люди всегда изощряются друг перед другом в хлебосольстве.

В наши дни массовые мероприятия  с едой и спиртными напитками  могут организовываться по самым  разным поводам и проводиться  и проводиться на самых разных уровнях. Конечно, обслуживание массовых мероприятий не ограничивается банкетами.

Банкет обычно устраивается в связи с каким - либо событием. Более широкое понятие - массовое мероприятие. Оно может быть организовано по какому - то поводу, а порой и  без всякого повода. Руководитель отдела обслуживания массовых мероприятий  подчиняется непосредственно директору  службы питания и напитков и отвечает за обслуживание банкетов, совещаний, выставок и прочих массовых мероприятий. Одна из его важнейших задач - превзойти ожидания клиентов и одновременно принести своей гостинице прибыль.

 Руководитель отдела  работает в тесном сотрудничестве с офисом главного администратора, поскольку для размещения участников мероприятия требуются гостиничные номера. Необходимы также рабочие контакты с кухней.

Шеф - повар предлагает меню, директор рассматривает его с  точки зрения приемлемости для клиентов и наличия сервисных возможностей.

Менеджер отдела обслуживания массовых мероприятий должен:

1) Организовывать обслуживание  конференций, банкетов, и прочих, массовых мероприятий;

2) Руководить командой  своих подчиненных; 

3) Планировать работу отдела, ставя перед служащими очередные  цели и задачи, а также учитывать их предложения;

4) Устанавливать план по  продажам и расходам как отдела  в целом, так и для отдельных  служащих в частности; 

5) Устанавливать стандарты  высокого уровня обслуживания  и поддерживать их;

6) Обеспечивать нормальную работу отдела;

7) Хорошо разбираться в  винах, блюдах и сервисе, т.е.  товарах и услугах, предлагаемых  отделом, и творчески подходит  к обслуживанию гостей;

8) Знать что любят и чего не любят представители разных этнических общин, особенно еврейской, арабской и европейской;

Руководитель отдела обслуживания массовых мероприятий должен много  знать и уметь. Руководить подобным отделом и сложно и ответственно: здесь высокие рабочие темпы и необходимость быть всегда в поиске. Выполнять перечисленные требования можно, только имея сложившуюся клиентуру, зная заранее обо всех готовящихся выставках, ярмарках, конференциях, постоянно поддерживая связи с различными фирмами, концернами, ассоциациями, а также образовательными, религиозными, общественными, военными и студенческими организациями. Без этих знаний и связей функции руководителя отдела массовых мероприятий успешно выполнять невозможно.

Заказ на проведение массового  мероприятия оформляется отдельно и содержит главную информацию о том, что и когда должно происходить, т.е. памятку и для клиентов, и для обслуживающего персонала.

Заказ составляется на основании  переписки с клиентом, а также  во время личных встреч, на которых  обговаривали детали. Там оговариваются  все основные пункты мероприятия: организация  встречи гостей, время подачи еды, меню и другие особенности обслуживания.

Все эти детали клиент должен подтвердить менеджеру или руководителю отдела. Обычно клиенту высылаются две копии заказа, одна из которых предназначена для клиента, вторую он подписывает и возвращает устроителям банкета.

Менеджер по обслуживанию массового мероприятия отвечает за обслуживание, качество которого должно даже превышать ожидания клиента. С того самого момента как директор отдела или его заместитель представил его клиенту, менеджер принимает подготовку мероприятия на себя. Учитывая, сто данное мероприятие - не единственная забота менеджера, работа по его обеспечению может оказаться весьма непростой.

Успех зависит прежде всего от того, насколько хорошо все операции синхронизированы и насколько четко налажено материально - техническое обеспечение его указаний. Часто между окончанием совещания одной группы гостей и началом приема другой, проходит всего несколько минут.

Менеджер должен вызывать к себе уважение гостей и в то же время быть прекрасным организатором  и руководителем для своих  подчиненных. Он должен быть сильной  личностью и прирожденным лидером, иначе ему просто не справиться со всеми своими служебными обязанностями:

руководить обслуживанием  всех массовых мероприятий;

следит за работой оформителей  помещения, где будет проходить  конкретное мероприятие;

составлять график работы старших официантов и утверждать бригады, ответственные за каждое конкретное мероприятие;

согласовывать с шеф - поваром  по банкетам меню и процедуры обслуживания;

удостоверится, что клиент удовлетворен расстановкой стульев  и столов, едой напитками и сервисом;

проверить список уточнений, сделанных в последнюю минуту;

подавать клиенту счет сразу же по окончании мероприятия; строго следовать процедурам, принятым в данной гостинице для отдела обслуживания массовых мероприятий, включая меры по противопожарной безопасности и недопущению чрезмерного употребления спиртных напитков, участниками мероприятия;

 

согласовать все особые требования с заместителем руководителя отдела и координатором мероприятия;

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава II. Анализ организации и проведения кофе-брейка.

2.1. Описание объекта исследования

Саммит АТЭС Владивосток-2012 (англ. APEC Vladivostok 2012) — двадцать четвёртая  ежегодная встреча лидеров экономик АТЭС, которая проходила во Владивостоке с 2 по 9 сентября 2012 года. Саммит проходил на Русском острове, как было решено в 2007 году. АТЭС — крупнейшее экономическое объединение (форум), на которое приходится свыше 57% мирового ВВП и 48% объёма мировой торговли. В настоящее время объединяет экономики 21 страны самого разного уровня развития (Австралия, Бруней, Вьетнам, Гонконг (специальный административный район КНР), Канада, Китайская народная республика (КНР), Индонезия, Малайзия, Мексика, Новая Зеландия, Папуа-Новая Гвинея, Перу, Россия, Сингапур, США, Таиланд, Тайвань, Чили, Филиппины, Южная Корея, Япония). Это первый саммит АТЭС, который проходит в России.

Основные  мероприятия проходили на территории Дальневосточного Федерального Университета, который включает в себя огромное количество корпусов с разной структурой и системой организации питания участников форума и обслуживающего персонала. Также в программе предусматривались различные протокольные мероприятия, как например рабочие завтраки, званые обеды и ужины, президентский банкет

В некоторых  корпусах размещались рабочие помещения (так называемые штабы), где работа шла ежедневно с открытия саммита  и до его завершения. Питание сотрудников  штабов осуществлялось по месту их проживанию (в гостиницах), но в рабочем  процессе предполагалось проведение кофе-брейков. В данной схеме (приложение 1) показан один из этажей здания с постоянно функционирующими штабами. Зеленым цветом отмечен так называемый «блок УД» или VIP-блок. Там размещались личные кабинеты руководителей управления делами президента, заместителей президента.

 

 

 

 

2.2. Организация и расчеты посуды, столового белья и персонала для проведения кофе-брейка на Саммите АТЭС-2012

Сама зона кофе-брейка представляет собой 2 стола в каждом штабе, один из которых предварительно засервирован посудой, приборами, стеклом, так же на него в начале рабочего дня выставлены выпечка, закуски и пакетированный чай и кофе. Второй стол для грязной  посуды. В кабинете имеется кулер с горячей и холодной водой и гости сами наливают себе чай и кофе когда им захочется. В обязанности официанта входит пополнение закусок и запасов чая и кофе, своевременное пополнение чистой посуды и стекла, сбор и зачистка грязной посуды. В VIP-зоне сервировка идет непосредственно перед приемом пище и по установленному гостем выбору блюд (они определяются по согласованности с зав. производства в начале дня или по специальному заказу) . В обязанности официанта в этой зоне входит сервировка и обслуживание гостя.