Анализ системы управления документацией и записями на примере предприятия ОСЗН Первореченского района г. Владивостока

     Известный американский специалист по консультированию Д.О. Стефенс воспринимает управление документацией как практическую деятельность. Однако он подчеркивает, что управление документацией может стать самостоятельной сильной профессиональной научной дисциплиной с очень хорошими перспективами развития.

     В отечественном документоведении первой к концепции управления документацией  обратилась А.Н. Сокова. Свое понимание управления документацией она изложила в работе “Деловая документация в сфере управления”. В ее представлении управление документацией заключается в:

     организации полного и точного документирования деятельности предприятий, создании соответствующих форм документов;

     ведении механизма контроля за объемом и  качеством создаваемых документов;

     упрощении деятельности по созданию, накоплению и использованию документов;

     надежном  хранении документации и своевременной  ликвидации ненужных документов;

     правовом  обосновании всех аспектов управления документацией.

     Позиция А.Н. Соковой вполне логична, она отражает эволюцию ее взглядов на делопроизводство и возможные пути его совершенствования в теории и на практике. Эти идеи в течение долгого времени оставались без поддержки и не развивались в рамках отечественного документоведческого направления. Выступая на конференции, посвященной 70-летию архивного дела в стране и отражая при этом позицию ученых - документоведов, А.Н. Сокова вновь обращает внимание на проблему управления документацией, считая ее актуальной в условиях происходящей перестройки СССР.

     В 90-е годы понятие “управление  документацией” все чаще встречается  в научных публикациях, особенно в компьютерных изданиях, которые  часто используют дословные переводы английских терминов. Лишь в некоторых публикациях делается попытка понять содержание этого емкого понятия, его значение для документоведения как научной дисциплины и для практического применения данного термина. Определение, подготовленное терминологической группой Международного совета архивов звучит так: “под управлением документацией понимается область общего административного управления, направленная на экономное и эффективное создание, использование и хранение документов в течение их жизненного цикла” [6] .

     В чем отличие этого понятия  от общепринятого в российской и  советской практике термина делопроизводство? Делопроизводство, согласно последнему государственному стандарту, определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами [5] . Этим ГОСТом делопроизводство одновременно понимается и как документационное обеспечение управления.

     Тем самым современное делопроизводство как бы поднимается на новый уровень, и его сфера действия распространяется на всю документацию организации. Формальное тождество данных понятий в государственном стандарте — это лишь позиция его разработчиков. Чтобы подтвердить их правоту, теоретические положения должны быть развернуты в соответствующие механизмы трансформации делопроизводства в документационное обеспечение управления. А.Н. Сокова рассматривает ДОУ как упорядочение документирования и управление всеми системами документации в целях сокращения документооборота, повышения качества документов и своевременного обеспечения актуальной информацией, необходимой для принятия решений в условиях применения современной техники и новых информационных технологий. Из этого утверждения можно вывести по крайней мере два существенных отличия делопроизводства от ДОУ:

     Документационное обеспечение управления охватывает всю документацию организации, а делопроизводство в основном распространяется лишь на организационно-распорядительную документацию;

     ДОУ в значительно большей степени  позволяет использовать информационно-технологическую составляющую в работе с документами.

     Вышеизложенные  позиции весьма уязвимы с точки  зрения научного системного анализа. Не объемы и виды документации являются определяющими, когда речь идет о делопроизводстве и ДОУ. Представляется, что главным при изучении рассматриваемых понятий должно быть их значение в процессах управления, удельный вес работы с документами в управлении. Следует определить делопроизводство как техническую функцию управления, а ДОУ — обеспечивающую. Суть отличий заключается не только в объеме документации, которую регулирует делопроизводство или ДОУ, а в том, что при переходе от делопроизводства к ДОУ усиливается его информационная составляющая. ДОУ улучшает информационное обеспечение управленческого процесса не только за счет включения в информационное поле всей документации организации, но и за счет более эффективных технологий ее обработки [11].

     Не следует понимать делопроизводство и ДОУ как взаимоисключающие друг друга понятия. Делопроизводство — в большей степени формальное понятие (регламент, правило, условие, конструкция), жестко определяющее порядок работы с документами (инструкция по делопроизводству). Документационное обеспечение управления — понятие другого рода. Его суть — обеспечение процесса управления (принятия решения) документированной информацией, при этом включая в него аналитические компоненты, связь управленческих функций с документами, их обслуживающими. Документационное обеспечение управления— термин, характеризующий переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией [13].

     Управление  документацией основывается на принципах  экономичности и эффективности  и на широком использовании новых  информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению  к документации организации как полноценному ресурсу управления. Тем самым подчеркивается взаимосвязь документации и информации в управлении [16]. 

 

      2 Управление документацией и записями по МС серии ИСО 9000 

     Системы качества, созданные в 80-х годах XX века, часто характеризовались тем, что большое число документов (процедур, инструкций) по качеству оказались невостребованными, так как разрабатывались без оценки полезности их для персонала. МС 9001:2008 года предусматривает разработку минимального необходимого числа документированных процедур.

     Некоторые менеджеры полагают, что инструкции и процедуры сковывают инициативу работников. Чтобы этого избежать, документация должна периодически анализироваться  и при необходимости пересматриваться в соответствии с процедурой управления документами.

     В любой организации, несмотря на наличие  современных компьютеров, циркулирует  большое число документов: приказов, чертежей, служебных записок, результатов испытаний, нормативных документов и др. Система менеджмента качества, также базируется на документах: стандартах предприятия. методологических инструкциях, руководстве по качеству и т.д. Одни документы устаревают - их надо изымать из "оборота", в другие следует вносить изменения. Всем этим комплексом документов необходимо управлять [16].

     Под документированием системы качества понимается обоснование и разработка документов системы качества. Цель документирования системы качества заключается в создании организационно-методической и нормативной основы для построения и функционирования системы качества, соответствующей рекомендациям и требованиям стандартов семейства ИСО 9000 [17].

     Документация  системы качества - комплект документов, необходимых для надлежащего  функционирования системы качества и обеспечения качества продукции. Документом системы качества считается любой материальный носитель в системе качества, содержащий информацию и реквизиты, позволяющие идентифицировать данную информацию.

     Управление  документацией - важный аспект системы  менеджмента качества, оно должно обеспечить, что бы пользователи документов всегда имели доступ к актуальным версиям действующих в организации документов.

     Управление  документами должно распространяться на следующие документы:

     Заявления о политике и целях в области  качества;

     Политику  и цели в области качества;

     Руководство по качеству;

     Документируемые процедуры, требуемы стандартов МС 9001:2008

     Документы, необходимые организации для  обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими;

     Записи  требуемы настоящим стандартом ИСО 9001:2008;

     Документы внешнего происхождения.

     Документы системы менеджмента качества должны управляться. Для определения необходимых  средств управления должна быть разработана  документированная процедура, предусматривающая:

     официальное одобрение документов с точки  зрения их достаточности до их выпуска;

     анализ  и актуализацию по мере необходимости  и повторное официальное одобрение  документов;

     обеспечение идентификации изменений и статуса  пересмотра документов;

     обеспечение наличия соответствующих версий документов в пунктах их применения;

     обеспечение сохранения документов четкими и  легко идентифицируемыми;

     обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управления их рассылкой;

     предотвращение  непреднамеренного использования  устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких либо целей.

     Запись - это документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности. Записи должны быть определены и поддерживаться в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования СМК. Они должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми. Должна быть разработана документируемая процедура для определения средств управления, требуемых при:

     идентификации;

     хранении;

     защите;

     восстановлении;

     определении сроков хранения;

     изъятии записей.

     Введение  поддержание в рабочем состоянии  отчетных документов по результатам  деятельности (записей) являются одним  из важнейших факторов результативного функционирования СМК.

     Степень документриванности системы менеджмента  качества одной организации может  отличаться от другой в зависимости  от:

     размера организации и вида деятельности;

     сложности взаимодействия процессов;

     компетентности  персонала;

     сложность продукции

     требования  потребителей

     соответствующие обязательные требования.

     Документация  может быть в любой форме или  на любом носителе. Каждая организация определяет объем необходимой документации и ее носители, это зависит от вышеперечисленных факторов [12].

     Документация  согласно стандарту Гост Р ИСО 9000-2001, дает возможность передать смысл и последовательность действий. Ее применение способствует:

     Достижению  соответствия требованиям потребителя  и улучшению качества

     Обеспечению соответствующей подготовки кадров

     Повторяемости и прослеживаемости

     Обеспечению объективных свидетельств

     Оцениванию  эффективности и постоянной пригодности  СМК

     Разработка  документации не должна быть самоцелью, а должна добавлять ценность [4]. 

     2.1 Требования к управлению  документацией 

     Основное  назначение документированной системы качества - предоставить единые и согласованные инструкции всем заинтересованным сотрудникам организации. Система качества развивается по мере развития деятельности компании. Документы системы качества постоянно редактируются. Поэтому важно обеспечить, чтобы все должностные лица пользовались действующим изданием документов. Цель управления документацией состоит в обеспечении наличия нужного документа системы качества в нужный момент в нужном месте [17].