Функция менеджмента - организация

     Не  существует идеальной сферы контроля. Многие переменные внутри самой организации  и во внешней среде могут влиять на нее.  

3. Задачи

     Задача  – это предписанная работа, серия  работ или часть работы, которая  должна быть выполнена заранее установленным  способом в оговоренные сроки. Подразумевается  при этом, что если задачи выполнены как предписано и в установленные сроки, то организация будет действовать успешно.

     Каждая  организация имеет три основные категории задач:

1. Работа с людьми;
2. Работа с предметами (машинами, сырьем, инструментами);
3. Работа с информацией.

     С технологической точки зрения задачи предписываются не работнику, а должности. В соответствии со структурой организации, каждой должности предписывается ряд  задач, которые рассматриваются  как необходимый вклад в достижение целей организации (рис 1.3.).

     

       

     Рис. 1.3. Взаимосвязь должностей, структуры и целей [4]

     Рабочие работают с предметами, мастер –  с людьми, бухгалтер – с информацией, руководители всех рангов – как  с людьми, так и с информацией.

     Важными характеристиками задач являются: частота  повторения данной задачи и время, необходимое  для ее выполнения.  Рабочий выполняет  тысячи операций в день. Исследователь  одну задачу выполняет несколько  недель или месяцев.

     Специализация задач повышает производительность и снижает затраты на производство. Так, Адам Смит в книге «Богатство народов», вышедшей в 1776 году, приводит пример: один человек в день делает одну булавку, а если разбить процесс изготовления булавки на 18 операций, то 10 человек сделают за один день 48 тысяч булавок, т.е. 4800 булавок на человека. 

4. Технология

     Технология  – это средство преобразования ресурсов в продукты или услуги. Задачи и технология тесно связаны между собой (рис. 1.4.).  Выполнение задачи включает в себя использование конкретной технологии как средства преобразования материалов (вход) в продукты (выход). В технологию входят и оборудование, и инфраструктура, и инструменты, и сам способ преобразования сырья в продукцию. Влияние технологии на управление в значительной степени определяется стандартизацией, механизацией и применением конвейерных линий.

     

     

     

     

     Рис. 1.4. Взаимосвязь технологии, заданий, структуры и целей [4]

     Стандартизация – это использование стандартных взаимосвязанных компонентов в производстве. Впервые применил стандартизацию изобретатель хлопкоочистительных машин Эли Уитни (1765-1825 гг.). Дальнейшее развитие стандартизации осуществил Генри Форд при производстве массовых дешевых автомобилей. Он продавал автомобили по 295 долларов и платил рабочим по 5 долларов в день, тогда как другие фирмы продавали автомобили по 2000 долларов  и платили своим рабочим по 3 доллара в день. Это дало мощный толчок углублению специализации и разделению труда и на этой основе – массовому производству.

     Механизация, т.е. использование машин и механизмов вместо людей, тоже существенным образом влияет на управление. Движущиеся конвейерные сборные линии впервые применил Генри Форд и добился успехов.

     В зависимости от применяемой технологии происходит классификация производства на единое, мелкосерийное, серийное и массовое. 

5. Люди

     И организация, и руководители, и подчиненные  – это люди. А каждый человек  – личность с его индивидуальными  переживаниями и запросами. Если этого не учитывать, организация  разориться. Люди – центральный  фактор при управлении в любой  организации.

     Необходимо  учитывать три основных аспекта  при управлении людьми: поведение  отдельных людей; поведение людей  в группах; характер поведения руководителя и его влияние на поведение  отдельных людей и групп.

     Поведение человека в обществе и на работе – следствие сложного сочетания  индивидуальных характеристик личности и внешней среды. Число конкретных потенциальных характеристик личности – бесконечно, и все точно практически  не учтешь. Наиболее важные из этих характеристик:

• Способности – присущие человеку качества;
• Предрасположенность – имеющийся потенциал человека в отношении выполнения какой-либо конкретной работы;
• Потребности  – внутреннее состояние психологического или физиологического ощущения недостаточности чего-либо;
• Ожидания – сознательное или подсознательное решение,  насколько вероятно или нереально свершение чего-то значимого для человека;
• Восприятие – интеллектуальное осознание стимулов, полученных от ощущения. Оно определяет, что такое реальность для конкретного человека. Люди реагируют не на то, что действительно происходит, а на то, что они воспринимают как действительно происходящее;
• Отношение, социальные установки – это то, что нравится или не нравится, неприязнь или привязанность к предметам, людям и т.т.;
• Ценности – это общие убеждения, вера в то, что хорошо, что плохо и что безразлично в жизни. Ценности приобретаются обучением.

 

2. Внешняя среда организации
1. Организация и ее внешняя среда

     До  последнего времени наука управления рассматривала только внутреннюю среду  организации, не обращая внимания на ее внешнюю среду.

     Сегодня это считается крупным недостатком  любого подхода. Внешнее окружение  организации все больше становится источником проблем для ее руководства. Организация как открытая система  зависит от внешнего мира в отношении  поставок ресурсов, энергии, кадров, потребителей.

     Так как от руководства зависит выживание  организации, то руководитель должен уметь  выявлять существенные факторы в  окружении, которые повлияют на его  организацию, и предложить подходящие способы реагирования на внешние  воздействия. Организации должны приспосабливаться  к внешней среде, чтобы выжить.

     Так что же относится к внешней  среде? Из чего она состоит? Факторов внешней среды слишком много, всего не учесть. Надо выбрать главное. Руководитель должен выбрать, ограничить учет внешнего окружения только теми факторами, от которых решающим образом  зависит успех организации. К  основным элементам внешней среды  можно отнести: потребителей, конкурентов, правительственные учреждения, законодательные  акты, поставщиков, финансовые организации  и источники трудовых ресурсов. Все  внешние факторы можно разделить  на две основные группы:

     А) силы прямого воздействия на организацию;

     Б) силы косвенного воздействия (рис. 1.5).

     Среда прямого воздействия включает в  себя факторы, которые непосредственно  влияют на операции организации и  испытывают на себе прямое влияние  операций организации. К ним относятся: поставщики, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, потребители и конкуренты.  
 

     

     

     

     

     

     

     

     

     

       

     

       

     

       
 

     Рис. 1.5. Внешнее окружение [4]

     Среда косвенного воздействия включает в  себя факторы, которые могут не оказывать  прямого немедленного воздействия  на операции, но сказываются на них. Сюда можно отнести: состояние экономики, научно-технический прогресс, социологические, культурные и политические изменения, влияние групповых интересов  и существенные для организации  события в других странах. На рис. 1.5 представлена модель влияния внешних факторов на организацию. 

2. Характеристики внешней среды

     Внешняя среда каждой организации характеризуется, прежде всего, взаимосвязанностью ее факторов, ее сложностью, подвижностью, неопределенностью.

     Взаимосвязанность, взаимозависимость  внешней среды – это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Этот уровень силы для каждого фактора и для каждой конкретной организации будет свой, отличный от других.

     Сложность внешней среды – это число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень изменения каждого фактора. Для различных организаций будет разная сложность среды, так как различны взаимозависимости факторов. В одних организациях имеется много поставщиков, потребителей, новых технологий, профсоюзов – это сложная среда. Для других организаций внешняя среда будет проще, а для некоторых – совсем простой – слабая зависимость от внешней среды.

     Подвижность среды – это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. В настоящий момент в нашей стране эта подвижность очень высокая, не успеваешь следить за ее изменениями, а тем более реагировать.

     Неопределенность  внешней среды – это степень недостаточности информации, которой располагает организация по конкретному фактору внешней среды, а также степень достоверности имеющейся информации. Если информации мало и нет достоверности в ее точности, то неопределенность большая, а значит, труднее принимать эффективные решения.

     Все эти характеристики необходимо руководству  любой организации в своей  деятельности для того, чтобы эффективно руководить организацией, т.е. добиваться достижения своих целей. Рассмотрим чуть подробнее основные элементы внешней  среды. 

3. Среда прямого воздействия

     Поставщики. К ним относятся поставщики всех ресурсов: капитала (банки, другие физические и юридические лица); материалов, комплектующих изделий, полуфабрикатов; трудовых ресурсов (местные структуры, профсоюзы); оборудования (многие фирмы), энергии (тепловой, электрической и др.). Со всеми надо заключать договоры, всем платить.

     Законы  и государственные  органы. Сюда относятся законы о труде, охране здоровья, налогах, защите окружающей среды, защите интересов потребителя и т.д. Здесь же различные комиссии по торговле, ценным бумагам, биржам, статистическое управление (финансовая и бухгалтерская отчетность), инспекция электросвязи (выдача лицензий на производство радиоизлучающей аппаратуры) и другие инспекции. Сюда же относятся законы и постановления местных органов управления, их различные комиссии и другие структуры.

     Потребители. Известный специалист по управлению Питер Ф. Друкер писал, что единственная цель бизнеса – создавать потребителей, так как от этого зависит выживаемость организации [3]. Под этим понимается следующее: само выживание и оправдание существования организации зависит от ее способности находить потребителя результатов ее деятельности и удовлетворять его запросы. Потребители, решая какие товары и услуги для них желательны и по какой цене определяют для организации почти все относящееся к результатам ее деятельности. Тем самым удовлетворения потребностей покупателей влияет на взаимодействие организации с поставщиками материалов и трудовых ресурсов.

     Конкуренты – важнейшей фактор внешней среды, так как требует постоянного обновления и удешевления продукции. От реакции на конкуренцию зависят такие внутренние факторы как условия работы, оплата труда и характер отношений руководителей с подчиненными. Важно помнить, что потребители – не единственный объект соперничества организаций. Последние могут также вести конкурентную борьбу за трудовые ресурсы, материалы, капитал и право использовать определенные технические нововведения. 

4. Среда косвенного воздействия

     Среда косвенного воздействия значительно  сложнее, чем среда прямого воздействия. Воздействие ее не всегда явно видно, не всегда его можно предусмотреть  и учесть, но учитывать по возможности  надо, хотя и отсутствует большая  часть информации. Рассмотрим основные факторы среды косвенного воздействия.