Тренировка внимания. Умение слушать собеседника

Содержание

1. Тренировка внимания. Умение слушать собеседника……………………….3

2. Обработка исходящих  документов……………………………………………8

3. Приведите образец телеграммы……………………………………………...10

Список используемой литературы……………………………………………..11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Тренировка внимания. Умение слушать собеседника.

Внимание - вещь коварная. До сих пор психологи не могут  договориться о том, существует ли оно  в действительности, и если да, то, что же это такое. В самом деле, память нужна для того, чтобы запоминать, и раскрывается в воспоминаниях, мышление служит для решения различных  задач, речь проявляется в словах и предложениях, а внимание не существует само по себе и не приносит никакого отдельного результата, однако его  отсутствие резко ухудшает результаты любой деятельности.

В настоящее время существуют методики, позволяющие воспитывать  внимание в детском возрасте, но точно также можно развивать  внимание и у взрослых, но в этом случае требуются дополнительные упражнения, способствующие расслаблению и остановке  “внутреннего диалога” (блуждание  ума). Во время выполнения упражнений в голове не должно быть ни одной  мысли.

Что нам дает “пустота”  в голове? Мысль есть энергия. Когда  энергия не спокойна, “носится”  в хаосе, то в таком состоянии  гораздо сложнее достигнуть желаемого  результата. При этом человек быстро устает, забывает, т.е. теряет ход мыслей, информацию. Полное отсутствие мыслей и владение вниманием дает удивительное состояние легкости и свободы. Для  начала разберем состояние “пустоты”  в голове и яркости воображения. Выбери предмет или точку. Он должен вызывать приятное или безразличное отношение. Смотри на него, ни о чем  не думая (взгляд концентрируется в  центре и охватывает весь предмет), сколько это будет возможно, впитывая в воображение предмет. Как только почувствуешь, что вот-вот возникнет  отвлекающая мысль, закрывай глаза  и старайся максимально ярко увидеть  предмет. Это позволит удержать состояние  безмыслия и усилить четкость видения предмета.

В течение дня всегда есть множество возможностей упражняться. Неожиданно для себя остановись, бросив взгляд на картину перед глазами, и закрой их. Постарайся восстановить в воображении только что виденное.

Старайся почувствовать  всем телом. Учти, что каждый предмет, ситуация вызывает, пусть почти неуловимое, но совершенно определенное состояние  всего тела. Постарайся “поймать”  это состояние и увидеть нужную картину, помогая состоянием. Тренируясь таким образом, постепенно научишься  запоминать состояния, а затем, при  желании, их воспроизводить. Например : художник, поэт, композитор сможет воспроизвести  и удержать состояние вдохновения. Вначале это будет напоминать фотографирование в тумане. Через  некоторое время оно начнет “проявляться”  и постепенно ты будешь получать все  более резкий и четкий “снимок”. Причем, в момент, когда ты закрыл глаза, все мысли должны исчезнуть.

Тренируйся так 10-15 раз  в день по 15-20 секунд. Постепенно доводи время проявления и удержания  снимка до 5 минут. Во время выполнения упражнения возникнет ощущение отдыха и свежести в голове.

Тренировка ритма внимания

В удобном положении, расслабившись, рассматривай кисть руки, стараясь почувствовать каждый миллиметр. Смотреть только на кисть (можно моргать). Если внимание пытается “уйти”, постарайся его вернуть. Причем, каждый новый  подход делать по-разному (под разным углом зрения, в разном положении, в другом кресле, в другом настроении и т.д.). Упражнение освоено, когда  ты сможешь удерживать взгляд на кисти  руки, ни о чем не думая, столько, сколько хочешь.

В любой беседе молчание - это золото, потому что любой  собеседник гораздо больше заинтересован  в себе, чем в вас. Он предпочитает слушать то, что говорит сам, а  от вас ожидает лишь благожелательного  восприятия. Поэтому чтобы завоевать  полное доверие и симпатию собеседника, создайте у него ощущение, что вы исключительно внимательно слушаете его. Любой человек хочет, чтобы его выслушали, потому что это создает у него ощущение собственной значимости.

Когда вы становитесь активным слушателем, вы без слов делаете  собеседнику комплимент. Слушая, как  он говорит о чем то, что он сам считает интересным, вы очень  быстро растапливаете лед, который  часто возникает при встрече  малознакомых людей.

Умение слушать активно

Умение слушать активно - это замечательный способ реакции, которая ободряет собеседника продолжать говорить, в то же время создает  у него впечатление, что его слова  интересны и понятны вам. Для  того, чтобы использовать это средство эффективно, вы сначала должны понять, что происходит в процессе разговора.

Межличностное общение начинается внутриличностно. Некто хочет поделиться чувством или идеей. Для этого  он должен каким то образом послать  вам сообщение, то есть закодировать информацию в словесные и невербальные коды, которые будут вам понятны. Коды, выбираемые вашим собеседником (слова, жесты, интонация), определяются стоящей перед ним целью, ситуацией, в которой происходит разговор, отношениями, существующими между ним и  вами, а также возрастом, социальным положением, культурным уровнем и  эмоциональным состоянием. Процесс  перевода ментальных идей и чувств в сообщения называется "кодированием".

Вот почему умение слушать  активно так важно. Вместо того, чтобы  воображать, что вы правильно понимаете  собеседника и верно реагируете, это средство даст вам уверенность  в том, что вы расшифровываете  послания, полученные вами в разговоре, достоверно и точно.

Если вы слушаете активно, то помимо всего прочего создаете у вашего собеседника ощущение, что  его слова важны и интересны  для вас. В результате он чувствует, что вы его слушаете, а вы можете либо подтвердить свои впечатления, либо прояснить неясные моменты.

Когда вы применяете приемы активного слушания, концентрируйте внимание либо на проявлении чувств собеседника, либо на содержании его высказываний, или обоих аспектах сразу, в зависимости  от того, что может вызвать недопонимание  и что вам кажется наиболее важным. Чтобы быть активным слушателем, вы постоянно должны задавать себе вопрос: "Что он чувствует? Что  он пытается мне сказать?"

Поощряя собеседника выражать свои эмоции свободно и полно, вы тем  самым помогаете ему расслабиться и почувствовать себя комфортно. Давая понять, что вам близки и  небезразличны проблемы собеседника, но в то же время не вмешиваясь в  процесс принятия решения, вы показываете  ему, что вы верите в его способности  принимать собственные решения. Для человека очень важно быть выслушанным, понятым и не раскритикованным. Это создает в нем ощущение собственной значимости, симпатии к  чуткому собеседнику, то есть к вам, а следовательно, и повышенное внимание к тому, что вы скажете.

Активное слушание - отличный прием для того, чтобы окружающие захотели поговорить с вами. Интерес, который вы проявляете, ведет к  тому, что собеседник хочет рассказать вам больше и больше. А то, что  вы не стремитесь критиковать его  мысли и чувства, помогает вам  чувствовать себя комфортно и  раскрыться гораздо глубже.

Активное слушание также  может помочь вам решить давние проблемы, почти ничего не говоря. Если вы застенчивы и не любите много говорить, скорее всего вы пытаетесь одновременно вести две беседы: одну с собеседником, а вторую сами с собой. И вот  эта то вторая беседа, которая, как правило, состоит из беспокойства за то, как вы выглядите в глазах собеседника, парадоксальным образом снижает эффективность основного разговора. Чем больше вы прислушиваетесь к себе и собственным тревогам, тем меньше внимания вы можете уделить собеседнику.

Многие игнорируют или  принижают глубину эмоций, испытываемых собеседником, хотя им кажется, что  они активно его слушают. Такие  люди считают, что если они не подтвердят негативное или болезненное чувство  собеседника, то оно пройдет. Однако верно совсем обратное. То, что окружающие не понимают глубины переживаний  и силы испытываемых человеком эмоций, только усиливает их, в то время  как понимание и сочувствие, проявляемые  через активное слушание, снимают  и ослабляют напряженность.

Мы способны произнести примерно 125 слов в минуту, однако можем услышать 400 слов в минуту, то есть мы способны слушать в три раза быстрее, чем  говорить. Именно поэтому многие люди отвлекаются от собеседника, начинают думать о чем то другом, теряют нить беседы. Советую вам стремиться полностью  сосредоточиться на словах собеседника. Только так ваша беседа принесет желаемый результат.

Будьте честным по отношению к окружающим. Честное отношение означает, что вы мобилизуете все свои возможности. Честный слушатель слушает глазами, ушами, разумом, всем своим телом. Если вы стремитесь слушать добросовестно, приблизьтесь к собеседнику и физически, и ментально. Не отвлекайтесь на протяжении всей беседы. Сконцентрируйтесь на каждом слове собеседника, на том, как он произносит его. Только так мы можем чему либо научиться от других. Уверяем вас - вы станете более популярным, ваша жизнь будет более счастливой и удачной.

 

 

2 Обработка исходящих документов.

Технология обработки  исходящих документов включает следующие  основные процедуры (рис. 1):

- разработку проекта документа  в структурном подразделении; 

- согласование проекта  документа в структурных подразделениях  организации; 

- утверждение документа  руководством;

- регистрацию документа; 

- экспедиционную обработку  документа. 

Рис. 1. Порядок обработки исходящих документов

Проекты исходящих документов, готовятся в структурных подразделениях непосредственными исполнителями. Подготовленные таким образом проекты  рассматриваются руководителями соответствующих  структурных подразделений и согласовываются с другими заинтересованными подразделениями.

Согласование документа  подразумевает ознакомление заинтересованного  лица с содержанием документа  и добавление грифа согласования. Документ, прошедший все необходимые  согласования, направляется в канцелярию для представления на рассмотрение руководству.

Проекты исходящих документов, подготовленные в ответ на входящие, рассматриваются тем же руководителем, который выдавал резолюцию по исполнению соответствующих входящих. Если проект составлен надлежащим образом, он подписывается руководителем  и возвращается в канцелярию.

Все исходящие из организации  документы подлежат обязательной централизованной регистрации, которая производится в канцелярии после подписания документа  руководителем, что проявляется  в присвоении отправляемому документу  регистрационного номера.¹

Экспедиционная обработка  исходящих документов подразумевает  проверку целостности вложений, правильности адресации, упаковку в конверты и  отправку документов.

 

¹ Кудрявцев В.А. Организация работы с документами. - М.: ИНФРА-М, 2000. – с. 71