Управление гостиничным бизнесом

Модуль "Управление номерным фондом" хранит информацию о каждом номере и позволяет осуществлять контроль за загрузкой, уборкой и  другими операциями с номерным фондом. Составным элементом этой системы  является электронный хранитель  ключей и информационное табло, отражающее все, что связано с номерным фондом гостиницы.

Модуль "Расчеты с клиентами" обеспечивает контроль за ведением расчетов с клиентами и упрощает проведение ночного аудита. Компьютерная система  позволяет автоматически отслеживать  предварительно согласованные условия  скидок и кредитов одновременно по всему объему операций и информировать  о датах предстоящих платежей.

Модуль " Общее управление" работает вместе с другими модулями PMS. Он обеспечивает выдачу информации по запросам руководства о состоянии  дел на предприятии в виде соответствующих  отчетов на основе хранящейся в базе данных информации, поступающей от модулей "Бронирование", "Управление номерным фондом" и "Расчеты с  клиентами".

Обслуживание внутренних служб (Back of the House)

Обслуживание внутренних служб гостиницы обеспечивают следующие  модули:

1) Ведение общего бухгалтерского  учета, 

2) Кадры, 

3) Склады,

4) Финансовые отчеты (в  том числе многофакторный анализ  деятельности гостиницы)

Модуль "Ведение общего бухгалтерского учета" включает осуществление  операций по корреспондирующим счетам. Система позволяет делать проводки по суммам дебиторской и кредиторской задолженности, движению наличности, а  также производит периодическую  выверку счетов. Некоторые модификации  этого модуля дают возможность проводить  бюджетное планирование и сравнительный анализ. Модуль "Ведение общего бухгалтерского учета" является основным элементом определения эффективности работы всей системы в целом.

Модуль "Кадры" несет  одну из основных функциональных нагрузок в системе обслуживания внутренних служб гостиницы. Система позволяет  учитывать выплаты поощрений, заработной платы, бонусов, удержания и штрафы, надбавки на питание, чаевые, налоги и  проч.

Модуль "Склады" очень  важен в проведении гостиничных  операций. В системе информация о  количестве единиц хранения каждого  наименования товарно-материальных ценностей  периодически сличается с заданными  максимальным и минимальным параметрами, в результате чего выдается информация о прекращении поставки или о  новой закупке товаров данной номенклатуры.

Модуль "Финансовые отчеты" обеспечивает определение уровня прибылей и налоговых выплат. Большинство  систем способны выдавать как регламентные отчеты (т.е. в определенные моменты  времени), так и по запросу. Характер документов (формат), выдаваемых системой, в значительной степени может  варьироваться, исходя из потребностей заказчика, а также с учетом применяемых  в индустрии стандартов. К таким  отчетам относятся балансовый отчет  и отчет о прибылях и убытках, а также другие документы, такие  как Анализ движения наличности, Анализ основных активов, Анализ платежей, и  т.п.

Интерфейсы.

При выборе гостиничных систем следует выяснить, как они будут  взаимодействовать между собой. В подавляющем большинстве случаев  специализированные гостиничные системы  достаточно функционально обособлены, они разработаны для разных целей, имеют разную специфику, эксплуатируются  разным персоналом в разных службах  и требуют различных знаний. Следовательно, структура базы данных, дизайн экранных форм и подход к отчетности в каждой системе могут быть специфическими.

Большинство гостиничных  интерфейсов работает в реальном режиме времени (on-line), некоторые функционируют  в режиме периодического экспорта-импорта  информации. Согласование режима передачи, формата и системного расположения, передаваемых между системами данных являются ключевыми вопросами для  создателей интерфейсных программ и  их пользователей — специалистов гостиницы.

Хотя число интерфейсов  в PMS постоянно увеличивается, наиболее популярными прикладными программами  являются: "Текущая продажа", "Управление энергетическими ресурсами ", "Телефонные счета ", "Система электронного запирания ", "Встроенные бары и демонстрация видеофильмов".

Данные, собранные с помощью  модуля "Текущая продажа", важны  для точной и своевременной работы модулей "Расчеты с клиентом" и "Финансовые отчеты". Эти данные служат для сравнительного анализа и отчетности по нему.

Контроль за гостиничными номерами через модуль "Управление энергетическими ресурсами" привел к снижению расхода электроэнергии и, соответственно, экономии средств  на ее оплату.

Модуль "Телефонные счета" позволяет гостинице контролировать внутренние, местные и междугородные  разговоры и определять стоимость  разговора. В результате введения данного  интерфейса гостиничная телефонная система, традиционно являвшаяся расходной  статьей, превратилась в серьезный  источник доходов.

"Система электронного  запирания" позволяет контролировать  условия и возможность проникновения  в номера. По выезде гостя из  номера код, открывающий номер  гостиницы, заменяется непосредственно  через компьютер, которым управляет  служба портье. Такая техника  повышает безопасность проживающих  гостей, улучшает контроль и степень  загрузки номерного фонда. 

Интерфейс "Встроенные бары и демонстрация видеофильмов" позволяет  контролировать использование установленных  в номерах минибаров и мониторов  внутригостиничной телевизионной  сети. Этот интерфейс взаимодействует  с модулем "Расчеты с клиентом ".

 

При выборе АСУ  необходимо учитывать некоторые  рекомендации:

• Система должна быть известной и распространенной. Развитие и эксплуатация в разных гостиницах в течение ряда лет гарантирует высокий уровень и отсутствие «узких мест». Лучше покупать надежную, качественную, а потому дорогую технику, поскольку простой отеля при отказе оборудования обойдется намного дороже.
• Важный момент представляет собой географическое распределение клиентов системы. Если среди них встречаются достаточно удаленные, то это говорит в пользу продукта, который эффективно работает и без непосредственной поддержки предприятия – производителя.
• Подбирая программное обеспечение (ПО), необходимо убедиться в наличии дружелюбного интерфейса. Не все сотрудники достаточно хорошо знакомы с компьютером, и система должна иметь "защиту от дурака", т.е. учитывать и пресекать некорректные или ошибочные действия, которые могут повлиять на достоверность и целостность базовой информации.
• Устанавливая АСУ, необходимо закупить компьютеры, иную оргтехнику, соединить их в сеть, закупить и установить ПО, обучить персонал, обеспечить техническое обслуживание, и всё это стоит достаточно дорого.
• Современные АСУ состоят из отдельных модулей, как правило, достаточно независимых друг от друга, поэтому можно устанавливать их по частям. Например, систему можно начать строить с автоматизации одной службы, например бухгалтерии (для системы «Синимекс:Гостиница» стоимость на одно рабочее место всего 140$). Далее можно добавлять последовательно компоненты.

Современные решения автоматизации  отелей базируются на скоординированном  взаимодействии нескольких специализированных систем, поставляемых в гостиницу  профессиональными компаниями, которые  могут не только качественно установить свои системы и обучить персонал, но также обеспечить хороший уровень  круглосуточного технического и  технологического сопровождения.

Все системы выбираются по следующим основным критериям:

1. Техническое решение.

2. Функциональные возможности.

3. Простота и эффективность  работы.

4. Надежность.

5. Возможность развития.

6. Цена.

Большинство фирменных PMS предусматривают  подключение к одной из глобальных систем бронирования (General Distribution System – GDS), что значительно упрощает дальнейшее расширение планов руководства.

Наиболее востребованы те системы, которые можно изменять под требования клиента, которые стыкуются с программами автоматизации других видов бизнеса (рестораны, бары, салоны красоты и т.д.), и, при этом, не слишком дороги. Особенно важно сочетание цена-качество.

Вопрос об установке автоматизированной системы управления гостиничным  фондом в конечном итоге решать все  же владельцу (управляющему) гостиничного предприятия. Вполне вероятно, что в  условиях средства размещения малого типа с незначительными по объему информационными потоками компьютеризация  процесса управления отелем лишь неоправданно усложнит работу персонала, однако с  каждым годом становится все более  очевидным необходимость внедрения  таких систем на предприятиях, осуществляющих многоплановое и высокоуровневое обслуживание большого объема клиентов.

Точность и быстрота работы профессионально разработанной  и отлаженной PMS позволяет значительно  снизить время обслуживания и  количество ошибок, улучшить качество обслуживания, что влечет за собой  минимизацию накладных расходов на лишний персонал, облегчает аудит  и способствует росту положительного имиджа средства размещения среди потенциальной  клиентуры и партнеров, что, несомненно, наилучшим образом скажется на конкурентоспособности  предприятия.

 

2. Виды систем комплексной автоматизации

 

Многие представленные на рынке программные продукты в  области автоматизации гостиничного бизнеса хорошо зарекомендовали  себя на практике, постоянно совершенствуются и обновляются фирмами-разработчиками в соответствии с потребностями  пользователей. Во многих программных  продуктах на этапе их инсталляции  осуществляется настройка параметров на нужды конкретной гостиницы. Кроме  того, фирмы-разработчики осуществляют сопровождение своих программных  продуктов и обучение пользователей, как правило, на их рабочих местах в режиме реального функционирования системы. Все это способствует широкому внедрению типовых программных  продуктов в области гостиничного бизнеса.

В последнее время в  профессиональных изданиях появилось  несколько интересных публикаций, посвященных  проблеме автоматизации гостиниц. Рассматриваются  как зарубежные разработки, адаптированные для применения в России, так и  отечественные системы. Наиболее известные  из них имеют не один десяток внедрений.

Среди зарубежных информационных гостиничных систем наиболее известными являются системы:

• Fidelio;
• Lodging Touch.

К настоящему времени появился и успешно функционирует ряд  разработок отечественных фирм, обеспечивающих автоматизацию управления гостиничным  комплексом. К ним относятся программные продукты:

• Система управления гостиницей epitome PMS
• «Эдельвейс», «Реконлайн», «Барсум» (фирма «Рек-Софт»),
• Система Hotel-2000 (фирма «Интур-Софт»),
• программный комплекс «Русский отель» (Фирма «Сервис плюс» совместно с фирмой «Ист Консепт»)
• системы «Отель-Симпл», «Меридиан-1» (фирма Nortel),
• система Kei-Hotel (фирма Kei-Company).

 

1. Система Fidelio - Система Fidelio разработана немецкой фирмой Fidelio, которая является производителем таких известных автоматизированных систем для гостинично-ресторанного бизнеса, как Fidelio FO (Fidelio front office), Fidelio F&B (Fidelio food & Beverage) и Fidelio eng. Система Fidelio является составной частью глобальных компьютерных систем бронирования Amadeus, Sabre, Galileo, Worldspan. Все гостиницы, представленные в Fidelio, автоматически загружаются в эти глобальные компьютерные системы бронирования.

Интересы фирмы Fidelio в  России представляет фирма HRS (Hotel and Restaurant Systems), которая не только реализует  и настраивает программные продукты фирмы Fidelio, но и оказывает техническую  поддержку этих систем, проводит обучение пользователей.

К основным функциям системы Fidelio FO относятся:

• бронирование и заселение гостей;
• начисления за проживание и другие услуги, оказываемые гостиницей;
• аккумулирование информации о неоплаченных счетах клиентов, поступающих из различных точек продаж;
• выставление промежуточных и окончательных счетов для расчетов с клиентами;
• учет информации о безналичных расчетах;
• получение финансовых и статистических отчетов.