Управление гостиничным бизнесом

• Бронирование - Система анализирует наличие комнат на указанный период, предлагает на выбор различные тарифные планы, обращается к архиву договоров с фирмами, позволяет вносить информацию по месту и времени встречи гостя и автоматически распечатывает подтверждение брони.
• Поселение - Система анализирует состояние и атрибуты комнат, позволяет зарегистрировать паспортные данные гостя и автоматически распечатывает регистрационную карту гостя.
• Выписка - Система контролирует до шести балансов расчетной карточки гостя с распечаткой детальных и/или итоговых счетов.
• Ведение счетов гостей - Система отслеживает начисления основных и дополнительных услуг гостиницы на расчетную карточку гостя, позволяет корректировать и перемещать начисления с одного счета на другой, а также учитывает курс пересчета валют при многовалютной настройке.
• Контроль состояния номерного фонда - Контроль состояния номерного фонда осуществляется по статусу комнаты (убрана -- не убрана), виду уборки (текущая -- выездная) и виду ремонта (с возможностью поселения -- без возможности поселения).
• Ночной аудит - При ночном аудите система начисляет на счета гостей стоимость проживания, производит изменения статуса комнат, обрабатывает информацию по незаезду, изменяет тарифы гостей в соответствии с сезонами и днями недели и рассчитывает итоговые показатели работы гостиницы за прошедший финансовый день.
• Консьерж - Функции консьержа позволяют хранить в системе и распечатывать для гостей информацию о близлежащих достопримечательностях и прочих объектах, представляющих интерес для постояльцев (рестораны, центры развлечений, банки, аренда автомобилей и т. п.).
• Ведение кассовых операций - При ведении кассовых операций система ведет фискальный учет наличных поступлений и формирует все виды кассовой отчетности (персональной, сменной, календарной).
• Пакетная организация тарифов - Пакетная организация тарифов в системе позволяет управляющему персоналу гостиницы получать статистику доходности по всем включенным элементам проживания.
• Учет дополнительных услуг - Учет дополнительных услуг позволяет вести в системе инвентаризацию предметов дополнительного оборудования комнат (кровати, фены, вентиляторы, холодильники), повышая при этом оперативность и качество обслуживания гостей.
• Управление доходами - Управление доходами позволяет гостинице вести гибкую ценовую политику в зависимости от загрузки гостиницы, соотношения гарантированных и негарантированных броней, длительности проживания гостей и других показателей.
• Встроенная электронная почта. - Система организует обмен сообщениями между пользователями системы и ведет архив сообщений.

 

4.«ЭДЕЛЬВЕЙС» (дистрибьютор фирма «Рексофт», Санкт-Петербург) разработанная российскими программистами система, изначально созданная для швейцарский отелей (1996 г.)  – это система управления отелем (Property Management System, или PMS), которая не только позволяет проводить своевременное бронирование номера, максимально упростить процедуру оформления гостя, с учетом его предпочтений, но и планировать загрузку отеля, вести статистику, предоставлять данные для формирования бухгалтерской и управленческой отчетности и т.д. Возможность предоставить услуги более оперативно, с меньшими накладными расходами, более высоким качеством, а также контролировать эффективность работы всего отеля в целом – весомый аргумент за использование систем комплексной автоматизации. К программному обеспечению предъявляются особые требования, ключевым из которых является открытость – способность взаимодействовать с большим количеством продуктов и решений различных производителей.

 «ЭДЕЛЬВЕЙС» поддерживает все характерные для России особенности ведения гостиничного дела: поселение по местам, обязательная предоплата, процедуры денежных расчетов с гостями, особенности бухучета и налогообложения, формы обязательных отчетов (ОВИР, Госкомстат, формы первичного учета для гостиниц Российской Федерации) и др.

«ЭДЕЛЬВЕЙС» имеет интерфейсы, которые позволяют в минимальные сроки добавлять смежные системы к единому безналичному платежному пространству гостиницы. Уже разработаны более 50 интерфейсов с лучшими в своем классе решениями.

• Работа с заявками и гостями

- Полнофункциональный план отеля (интерактивная электронная шахматка);

- Резервирование по категориям номеров;

- Возможность поселения по местам (с контролем пола проживающих);

- Быстрое размещение и переселение гостей;

- Удобная процедура въезда / выезда;

- Мгновенный поиск гостя / номера / заявки по различным параметрам;

- Гибкая система тарифов / скидок;

- Почасовая оплата. Мультивалютность.

• Работа с путевками

- Различные типы путевок;

- Специализированная база отчетов;

- Учет койко-дней;

- Возможность печатать данные гостя на бланках путевок.

• Группы

- Быстрое создание и размещение группового резервирования;

- Корректное разделение оплаты: гость-фирма;

- Поздние приезды, досрочные выезды, отделения и присоединения к группе;

• Бухгалтерия

- Контроль дебиторской задолженности партнеров;

- Разнесение услуг по разным счетам одного гостя с оплатой разными платежными средствами;

- Наличная и безналичная оплата, кредитные карты, зачет по договору;

- Контроль оплаты услуг, в т.ч. и автоматический;

- Автоматическое занесение проводок на счета;

• Отчеты и статистика

- Возможность настройки под бланки гостиницы;

- Генерация дополнительных отчетов;

- Трехмерные графики загрузки, маркетинговая информация в различных разрезах;

• Горничные

- Трехуровневый статус номера (не убран / убран / готов к заселению);

- Автоматическое изменение статуса с телефонного аппарата в номере;

- Блокировка комнат (ремонт, указания руководства);

- Лист уборок.

• Архив, журналы

- Хранение данных о гостях / фирмах / турагенствах;

- Статистика неприездов ("no show");

- Статистика по обороту по гостям / фирмам / агентствам;

- Статистика всех событий и проводок по гостю и по фирме в целом.

 

5. Система «Реконлайн» (дистрибьютор фирма «Рексофт», Санкт-Петербург) - Система обеспечивает подключение к глобальным системам бронирования. Большинство гостиниц по всему миру (более 30 тыс.) значительно повышают свою загрузку благодаря глобальным системам бронирования (GDS). Согласно статистике через эти системы ежегодно осуществляют более 18 млн бронирований как туристские фирмы, так и частные лица, причем 90% этих бронирований проходят через четыре наиболее крупные системы: Sabre, Amadeus, Galileo и Worldspan.

Прямое подключение гостиницы  к конкретной системе бронирования обеспечивает использование каналов  только данной GDS. Это существенно  сокращает число потенциальных  клиентов. Подключение к нескольким системам бронирования требует значительных инвестиций. Для того чтобы увеличить  число клиентов и снизить при  этом необходимые затраты, и была разработана система «Реконлайн».

«Реконлайн» – это гибкая система, обеспечивающая своим пользователям  выход в названные системы  бронирования одновременно.

Все операции в цепочке  клиент-гостиница выполняются мощными  компьютерами, которые соединены  высокоскоростными линиями связи. Поэтому процесс передачи данных занимает считанные секунды. Например, операция бронирования номера для клиента  не превышает 7 с из любой точки  земного шара. Так же быстро происходит изменение или отмена бронирования. Высокая скорость обработки и  передачи запросов позволяет дирекции гостиницы проводить гибкую ценовую  политику и таким образом оперативно решать проблему загрузки, что существенно  влияет на финансовые результаты деятельности гостиницы.

Система «Реконлайн » имеет  следующие преимущества:

• обеспечивает одновременное подключение к самым крупным GDS: Sabre, Amadeus, Galileo, Worldspan;
• обрабатывает все типы GDS запросов (телетайпные и on-line);
• сокращает временные затраты на обработку запросов типа «В»;
• допускает различные варианты подключения:
• интерактивный (по цифровому каналу связи);
• полуавтоматический (по аналоговому каналу связи);
• ручной (с использованием факса);
• предлагает более низкие цены на подключение и эксплуатацию по сравнению с прямым подключением к GDS.

 

6. Система «Барсум» (дистрибьютор фирма «Рексофт», Санкт-Петербург)- это автоматизированная система учета телефонных переговоров. Телефонная связь сегодня – это одна из значительных расходных статей современной гостиницы. Телефон стал стандартным атрибутом гостиничного номера. Ни для кого не секрет, что рост расходов на связь в ближайшем будущем будет продолжаться. В некоторых регионах России уже введена повременная оплата местных телефонных переговоров. Это серьезно влияет на расходы и усложняет расчеты с клиентами. Единственный способ снижения этих расходов – возможность управлять и четко контролировать их. Для этого необходимо знать структуру расходов на связь и иметь возможность анализировать конкретные данные о телефонных переговорах. Для решения этих задач и разработана автоматизированная система учета и тарификации телефонных переговоров «Барсум». Система принимает данные о звонках от мини-АТС, сохраняет их в базе данных и тарифицирует в режиме реального времени. При этом возможна установка тарифных надбавок (скидок) на группы абонентов, типы и направления звонков. Подсчет расходов по этим категориям ведется автоматически. Система обеспечивает три схемы тарификации:

• фиксированная стоимость звонка с учетом длительности;
• стоимость по тарифу для той зоны, куда был произведен звонок (анализ набранного номера);
• стоимость в зависимости от длительности звонка, времени суток (льготные часы), дня недели (выходные дни), дня в году (праздничные дни).

Стоимость звонка может определяться цифрами набранного номера (используется для тарификации специфического гостиничного сервиса).

Информация о тарифицированных звонках осуществляется во внешнюю  компьютерную систему управления гостиницей или бухгалтерскую систему в  режиме реального времени. Возможен также вывод информации о тарифицированных звонках в режиме реального времени  на дополнительный принтер.

В качестве системы управления базой данных используется SQL-сервер, что обеспечивает быстрый доступ к данным, высокую надежность их хранения, а также возможность  поиска и сортировки данных по различным  критериям. Встроенный генератор отчетов  позволяет быстро и удобно печатать счета, отчеты и другую информацию. Данные могут быть легко перенесены в другие офисные приложения: Word, Excel, WordPerfect, Lotus, QuattroPro и др. Система  предусматривает генерацию статистических отчетов по телефонным переговорам  с предварительным просмотром их на экране.

В системе реализовано  постоянное визуальное отображение  информации об обработанных звонках, административной структуре и тарификационных  таблицах. Программа имеет наглядный  и удобный русскоязычный интерфейс, поддержку мыши, контекстно-зависимую  систему помощи.

Система «Барсум» обеспечивает разграничение прав доступа к  системе для различных пользователей, ведение журнала изменений информации в системе, ведение журнала ошибок, обнаруженных системой.

Гибкая настройка системы  обеспечивается за счет использования  удобных средств для определения  структуры организации, тарификационных  таблиц и параметров коммуникационных портов. Возможно подключение к любой  учрежденческой автоматической телефонной станции, способной выдавать информацию о телефонных переговорах на внешний  порт.

Система «Барсум» имеет следующие  преимущества:

• настраивается на любой тип мини-АТС, обеспечивающей доступ к биллинговой информации;
• производит тарификацию по нескольким схемам;
• имеет простой и интуитивно понятный интерфейс;
• защищает данные от ошибочных и некорректных действий персонала;
• позволяет контролировать правильность счетов от телефонных компаний;
• предлагает высокое качество при доступной цене.

 

7. Система автоматизации гостиниц Hotel-2000 была создана в 1996-1997 гг. компанией «Интур-Софт» при участии Правительства Москвы в рамках Программы развития гостинично-туристского комплекса столицы, прошла испытания и принята в эксплуатацию Межведомственной комиссией, образованной в соответствии с распоряжением ГАО «Москва». Система предназначена для гостиниц с любым числом номеров. Система имеет модульную структуру и состоит из подсистем автоматизации гостиничных функций (Hotel-2000) и автоматизации ресторанов и баров (Restaurant-2000).