Автоматизированная поисковая система – система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций.

Опыт и практика создания систем в различных сферах деятельности позволяет дать более широкое и универсальное определение, которое полнее отражает все аспекты их сущности.

Под информационной системой в дальнейшем понимается – организованная совокупность программно – технических и других вспомогательных средств, технологических процессов и функционально – определённых групп работников, обеспечивающих сбор, представление и накопление информационных ресурсов в определённой предметной области, поиск и выдачу сведений, необходимых для удовлетворения информационных потребностей установленного контингента пользователей – абонентов системы.

В работе поисковый процесс представлен четырьмя стадиями:

1. формулировка (происходит до начала поиска);

2. действие (начинающийся поиск);

3. обзор результатов (результат, который пользователь видит после поиска);

4. усовершенствование (после обзора результатов и перед возвращением к поиску с иной формулировкой той же потребности).

1. В современных автоматизированных информационных системах используются различные формализованные структуры данных (таблицы, анкеты, элементарные триады, семантические сети, деревья, гипертекст и др.), в которых четко выделяются наименования понятий и отношения между ними. Эти структуры являются по существу вариантами предикатно-актантной структуры, что позволяет без потери информации переходить от одной структуры к другой.

2. Поиск информации в фактографических базах данных, предназначенных для решения учетно-статистических и других расчетных задач, обычно не связан с такими явлениями как “потери” и “шумы” при поиске, тогда как при поиске документальной информации это имеет место. Здесь приходится принимать специальные меры для достижения нужного эффекта.

3. В настоящее время наиболее прогрессивной тенденцией развития систем поиска документальной информации является совместное использование гипертекстовых структур и инверсных файлов. И здесь имеются значительные достижения. Тем не менее, приходится констатировать, что современные гипертекстовые структуры отражают лишь незначительную часть релевантных ассоциативных связей между документами и их фрагментами, а при поиске информации в инверсных файлах недостаточно используется парадигматические отношения между единицами языка и речи различных уровней.